POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, la cual pone en conocimiento de sus clientes, proveedores, empleados, y del público en general, con el fin de informar de manera suficiente su contenido.
- OBJETIVO
La Política de Tratamiento de Datos Personales que aquí se dispone tiene como propósito establecer los lineamientos generales para la recolección, almacenamiento, uso, supresión y protección de los datos de carácter personal registrados en cualquier base de datos que posea ENDATOS SOFTWARE S.A.S, en virtud del desarrollo de sus actividades, bien sea como Responsable o Encargado del Tratamiento.
Dentro de los derechos fundamentales que establece la Constitución Política de Colombia, en el artículo 15, se consagra el derecho que tienen todas las personas a la intimidad, al buen nombre y al hábeas data, prerrogativas que también se busca proteger a través de la presente política.
La Ley Estatutaria 1581 de 2012 como marco normativo principal en protección de datos personales establece las condiciones mínimas que se deben observar para efectuar un tratamiento adecuado de datos personales por parte de los Responsables del tratamiento, entre los requisitos se encuentra la creación y disposición de una política, requisito que se cumple con este documento.
ENDATOS SOFTWARE S.A.S en su calidad de Responsable del tratamiento de información personal se encuentra comprometido con el cumplimiento de la normatividad referida y, en consecuencia, promoverá el respeto de los principios y normas sobre protección de datos personales de manera directa y por medio de sus funcionarios, contratistas y encargados del tratamiento de la referida información
-
ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de ENDATOS SOFTWARE S.A.S, como responsable del tratamiento de datos personales.
- IDENTIFICACIÒN DEL RESPONSABLE
ENDATOS SOFTWARE S.A.S, es una Compañía de derecho privada, especialista en actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos
Razón Social: Endatos Software SAS
Nit 901610968-1
Dirección de notificación: Calle 268 N 62 86 Int 18 Bogotá Colombia
Teléfono: 3013705324
Correo electrónico: PettSoul@endatos.com
- MARCO NORMATIVO
La presente política de datos personales se encuentra enmarcada por los lineamientos de la Constitución Política de Colombia en su artículo 15, las Leyes 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y el Decreto compilatorio y reglamentario 1074 de 2015.
- DEFINICIONES.
Para efectos de la presente política, se acogerán las definiciones legales de los siguientes términos:
- Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Por ejemplo: cliente, proveedor, empleado, etc.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
- Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
- PRINCIPIOS
ENDATOS SOFTWARE S.A.S siempre realizará el tratamiento de datos personales dando aplicación a los principios dispuestos en el artículo 4° de la Ley estatutaria 1581 de 2012, estos principios son:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: ENDATOS SOFTWARE S.A.S comprende que el tratamiento de datos personales es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en la presente política, en la Constitución política, a ley y las decisiones judiciales adoptadas por el Estado colombiano.
- Principio de finalidad: El tratamiento que realizará ENDATOS SOFTWARE S.A.S obedecerá a la una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, y siempre informará al titular sobre dichas finalidades.
- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por ENDATOS SOFTWARE S.A.S debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: El tratamiento que realice ENDATOS SOFTWARE S.A.S siempre garantizará el derecho a la información, acerca de la existencia de los datos que le conciernen al titular, ello en cualquier momento y sin restricciones.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento que realice ENDATOS SOFTWARE S.A.S se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución Política. Por lo tanto, sólo será realizado por personas autorizadas por el titular y/o las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente contable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por ENDATOS SOFTWARE S.A.S se efectuará bajo las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que haga ENDATOS SOFTWARE S.A.S,se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada la relación contractual. Los colaboradores que ENDATOS SOFTWARE S.A.S, únicamente se encuentran autorizados para suministrar o comunicar datos personales cuando ello corresponda y en virtud del desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en cumplimiento de los mismos términos legales. Sólo estará exceptuada del deber de reserva la información de naturaleza pública.
- Principio de facilidad en el acceso: ENDATOS SOFTWARE S.A.S, facilitará el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstaculizar o impedir que los titulares accedan a la misma.
- TRATAMIENTO Y FINALIDADES.
ENDATOS SOFTWARE S.A.S utilizará los datos personales provenientes de empleados, clientes, proveedores, y terceros en general para las siguientes finalidades:
- Desarrollar la relación contractual que se llegue a establecer con el Titular de la Información, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.
- Evaluar candidatos a ser vinculados como funcionarios de ENDATOS SOFTWARE S.A.S bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.
- Registrar en el software PettSoul y demás plataformas, la información requerida para llevar a cabo la vinculación de usuarios, o para aquellos formularios que sean necesarios para acceder a los servicios ofrecidos.
- Realizar publicidad a nombre propio o de terceros en el marco del modelo de negocio de pettsoul red social.
- Informar y comunicar al titular sobre noticias, eventos, novedades de la empresa, promociones de productos y servicios o avisos institucionales, entre otros actos de prospección comercial, por vía telefónica, electrónica, WhatsApp, postal o cualquier otro medio que ENDATOS SOFTWARE S.A.S, considere idóneo para el propósito.
- Conservar la seguridad e integridad física de las personas, bienes e instalaciones de ENDATOS SOFTWARE S.A.S,
- Realizar pagos de salarios, honorarios o remuneraciones a trabajadores, proveedores, contratistas o aliados estratégicos a través de entidades bancarias.
- Realizar reportes y pagos de seguridad social.
- Generar certificaciones requeridas por los diferentes titulares
- Consolidar registro y dar respuesta a peticiones, quejas y reclamos de los titulares de los datos.
- Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores, clientes y contratistas.
- Para el desarrollo de la celebración de contratos de prestación de servicios, en los que exista Tratamiento de información personal.
- Para el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, contractuales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.
- Cualquier otra finalidad en el tratamiento de la información, siempre que permita el desarrollo de las funciones propias de ENDATOS SOFTWARE S.A.S, que en todo caso será armónica y respetuosa de la legislación vigente.
- DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal ENDATOS SOFTWARE S.A.S, recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Eventos en los cuales no es necesaria la autorización:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Para recolectar la autorización para el tratamiento de datos personales, ENDATOS SOFTWARE S.A.S, implementará los métodos físicos, electrónicos, o cualquier otro que le permita, posteriormente consultar u obtener prueba de la autorización dada por el titular, ya sea de manera escrita o verbal, o mediante conductas inequívocas del titular de los datos que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
- DEBERES DE ENDATOS SOFTWARE S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
ENDATOS SOFTWARE S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: pettsoul@endatos.com o a través de comunicación escrita radicada en la calle 168 N 62 86 de la ciudad de Bogotá D.C.
- Consultas.
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de ENDATOS SOFTWARE S.A.S, quien se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos.
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de ENDATOS SOFTWARE S.A.S, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante ENDATOS SOFTWARE S.A.S la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a ENDATOS SOFTWARE S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que ENDATOS SOFTWARE S.A.S, reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
- Una vez recibido el reclamo completo, ENDATOS SOFTWARE S.A.S, incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. ENDATOS SOFTWARE S.A.S, conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, ENDATOS SOFTWARE S.A.S,informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
ENDATOS SOFTWARE S.A.S procurará que exista plena armonía entre el presente documento y las políticas desarrolladas por los Responsables del Tratamiento que le confíen algún encargo relacionado con información personal. Para ello se compromete a:
- Tratar los datos personales comunicados de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado, con las leyes aplicables, y conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
- Salvaguardar la seguridad y guardar la confidencialidad de la información de carácter personal transmitida
- MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS.
ENDATOS SOFTWARE S.A.S se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a ENDATOS SOFTWARE S.A.S, el retiro de su información a través de los canales indicados en la presente polìtica. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando ENDATOS SOFTWARE S.A.S, tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
- VIGENCIA.
La presente Política de Tratamiento de Información de ENDATOS SOFTWARE S.A.S, se encuentra vigente desde el mes de agosto de 2022.
ENDATOS SOFTWARE S.A.S, conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o mientras duren los encargos conferidos por el Responsable del Tratamiento, todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos y en los términos acordados con el Responsable del Tratamiento cuando corresponda.
De igual forma, la información contenida en las bases de datos de ENDATOS SOFTWARE S.A.S, tendrá una vigencia igual al periodo por el que el tratamiento de esta es requerido, es decir, de acuerdo con la vigencia de las finalidades del tratamiento, sin perjuicio del ejercicio del derecho de supresión de los titulares.